根据《税务条例》的规定,在中国香港经营业务的人士,应保留相关记录至少7年。如果相关人士没有合理辩解而没有遵照税法的规定保留业务记录,该等人士可能会被罚款高达港币10万元。
保存财务资料对于证明公司的财务状况和遵守税法规定至关重要。董事有责任保存好公司的会计记录及证明文件,这是他们的义务之一。如果税务局有怀疑,说明的义务都在董事那。如果中国香港公司没能提供任何证明文件,或缺少很多主要的证明文件的话,会很难证明公司所编制及提供的财务报表是准确的。到时税务局可以以会计记录不全的理由,评估公司的总收入扣除合理的开支后,得出的利润便是他们计算利得税的基准。
中国香港《税务条例》所列出的业务纪录包括:记录收入及付款,或入息或开支的账簿;凭单、银行结单、发票、收据;在该行业、专业或业务方面的资产及负债纪录;日常在该行业、专业或业务方面所收取及支出的一切款项的一切记项的纪录;凡该行业、专业或业务涉及货品买卖一的一切货品、销售的纪录,该纪录须显示有关货物及买卖双方的足够细节,以令税务局局长能轻易核实该等货物的数量及价值及买卖双方的身分,以及与前述事项有关的一切发票;于年结当日所持的营业存货的陈说书,以及盘点存货的一切纪录,而有关的营业存货陈说书乃依据该等纪录而编制的;凡该行业、专业或业务涉及提供服务,须显示所提供的服务的足够细节,以令税务局局长能轻易核实各记项的纪录。
除了《税务条例》外,其他法律法规也可能对会计资料的保存期限有所规定。例如,《会计档案管理办法》第六条明确了会计凭证、会计账簿、财务会计报告等应保存的期限。
中国香港公司在注销后需要保存财务资料至少7年,以遵守税法规定并证明公司的财务状况。这些记录对于防止罚款和保证税务合规性非常重要。保存的内容包括收入及付款记录、凭单、银行结单、发票、收据等,并且需要确保这些记录的真实性和完整性。
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